「プレスリリースの送り方」について調べていらっしゃる方は、初めてプレスリリースを配信しようとしている方か、これまでの送付方法を見直したいと考えている方ではないでしょうか。
私たちNekorobi Groupは日々多くの企業様のプレスリリース作成・配信をサポートしていますが、「どこに送ればいいのかわからない」「送り方がよくわからない」というご相談を本当によくいただきます。せっかく良いニュースがあっても、送り方一つで結果が大きく変わってしまうのが現実です。そこで今回は、3,000本以上のプレスリリースを手がけてきた実務経験をもとに、効果的な送り方を詳しく解説していきます。
プレスリリースの送り方における基本的な流れ
「送り方」といっても、実は複数の重要な工程があります。全体の流れを把握した上で、各工程に取り組むことが大切です。
自社のニュース内容と親和性の高いメディアを選ぶ
各メディアの担当者と適切な送付方法を調べる
件名・添付ファイルの形式・送信時間まで細かく配慮する
適切なタイミングでの確認連絡で掲載率を高める
これらの基本を押さえているかどうかで、メディアからの反応は驚くほど変わってきます。
効果的なメディア選定と送付先リストの作成方法
メディア選定は、プレスリリースの成功を左右する最も重要な工程の一つです。「とりあえず大手メディアに送ればいい」と考えがちですが、これは効率的ではありません。
- 業界専門誌や専門Webメディアを重視する
- 自社の事業エリアに根ざした地方新聞を含める
- ターゲット顧客が読んでいるメディアを特定する
- 過去に類似ニュースを取り上げているメディアを調査する
実際にサポートしている企業様の事例では、大手全国紙よりも業界専門メディアへの掲載の方が、具体的な問い合わせにつながることが多いです。担当記者の専門分野や過去の記事傾向も事前に調査しておくと、より精度の高いアプローチが可能になります。
新聞社への送付時のポイント
新聞社への送付では、各社の締切時間や担当部署の特徴を理解することが重要です。全国紙の場合、経済部・社会部・地域版など、ニュースの性質によって最適な送付先が異なります。新聞社は比較的フォーマルな文章を好む傾向があり、事実関係の正確性を特に重視します。地方新聞社の場合は地域との関連性を明確に示すことで、掲載確率が格段に上がります。
テレビ局への効果的なアプローチ方法
テレビ局への送付では、視覚的インパクトと話題性が重要な要素となります。映像として撮影しやすい要素があるかどうかを必ず確認しましょう。各番組の制作担当者や報道部の記者など送付先が細分化されているため、事前調査が特に重要です。テレビ局への取材依頼では、ビジュアル面での魅力を簡潔に伝えることが成功の鍵となります。
プレスリリース送付の具体的な手順とタイミング
- 送付時間：平日の午前10時〜午後3時が理想
- 推奨曜日：火曜〜木曜。月曜は週始めで多忙、金曜は集中力が散漫になりがち
- 件名：「【プレスリリース】」から始め、核心を15文字以内で表現
- 本文：簡潔な挨拶＋要点を3行程度でまとめ、詳細は添付ファイルで
- フォローアップ：送付後3営業日を目安に確認の連絡を入れる
私たちの実務では、この方法により開封率が約30%向上しています。
メール送付と投げ込みの使い分け
プレスリリースの配信方法には、主にメール送付と投げ込み（FAXや郵送）の2つがあります。それぞれの特徴を理解した上で使い分けることが重要です。
メール送付は迅速性とコスト効率に優れ、同時に数十社・数百社への配信が可能です。一方で埋もれやすく、重要度が低いと判断されると削除されるリスクもあります。FAXによる投げ込みは物理的な存在感があり、特に地方のメディアではFAX投げ込みの方が反応が良い場合もあります。
重要度の高いメディアには投げ込み＋メールの両方で送付し、その他はメールで効率的に配信するのが理想的な方法です。
掲載依頼と取材依頼の違いと効果的なアプローチ
プレスリリースの送付には「掲載依頼」と「取材依頼」という2つの異なるアプローチがあります。
掲載依頼は、リリース内容をそのまま記事として掲載してもらうことが目的です。記者が追加取材なしでも記事を書けるレベルの詳細度が求められます。新商品発表・人事異動・業績発表などに適しています。
取材依頼は、記者に実際に取材してもらい、より深い記事を作成してもらうことが目的です。プレスリリースは「取材のきっかけ」として機能するため、話題性や独自性を前面に打ち出すことが重要です。新技術の開発・社会的課題への取り組み・ユニークな企業文化の紹介などに有効です。
送付後のフォローアップと関係構築のコツ
プレスリリースは送付して終わりではありません。送付後のフォローアップこそが、長期的なメディアリレーションズの基盤になります。
- タイミング：送付から3営業日後。早すぎると催促がましく、遅すぎると記者の記憶から薄れる
- 方法：まず電話で「ご確認いただけましたでしょうか」と確認
- 姿勢：プレッシャーをかけず「何かご不明な点があればお答えします」というスタンスで
- 長期視点：今回掲載に至らなくても、関係構築が将来の掲載確率向上につながる
よくある失敗パターンとその対策
- 一斉送信での宛名間違い：BCCではなくCCで送信、宛名を「ご担当者様」にするなど。開封率が50%以上低下するため、必ず個別に宛名を設定する
- タイミングの問題：金曜夕方・月曜朝・大型連休前は避ける。同業他社の大きなニュースと重なる日にも注意
- 追加情報への対応不備：記者からの問い合わせへの回答が遅れたり曖昧だったりすると掲載機会を逃す。想定される質問への回答を事前に準備しておく
これらの失敗は、事前の準備と注意深さで十分に防げるものばかりです。
プレスリリース作成を代行サービスに任せるという選択肢
メディアリストの作成から始まり、適切な送付方法の選択、タイミングの調整、フォローアップまで、すべてを完璧にこなすには専門的な知識と経験が必要です。特に以下のような企業様には代行サービスが向いています。
- 初めてプレスリリースを配信する・ノウハウがない
- 広報担当者が他の業務と兼任で十分な時間を割けない
- より多くのメディアに効率的にアプローチしたい
- 過去に配信したが思うような結果が得られなかった
私たちNekorobi Groupでは、これまで3,000本以上のプレスリリース作成をサポートしてきました。「何を書けばいいかわからない」「どこに送ればいいかわからない」「時間がない」——そんなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ一度ご相談ください。
まとめ
プレスリリースの送り方は、単純に「メールで送る」だけではなく、戦略的なアプローチが必要な専門性の高い業務です。
- メディア選定：大手より業界専門メディアを重視。読者層との親和性が掲載率を左右する
- 送付タイミング：火〜木曜の午前10時〜午後3時。分単位のずらしも有効
- 送付方法：重要メディアには投げ込み＋メール両方。宛名は必ず個別に設定
- フォローアップ：3営業日後に電話確認。関係構築が長期的な成果につながる
私たちがこれまでの実務で学んだ最も重要な教訓は、「一度の成功より継続的な関係構築」ということです。誠実で継続的なコミュニケーションを通じてメディアとの信頼関係を築くことが、長期的な広報活動の成功につながります。